第一条 为加强本会会计档案管理,有效保护和利用会计档案,根据《中华人民共和国会计法》和《中华人民共和国档案法》,结合本会管理需要,制定本制度。
第二条 本制度适用于本会财务及档案管理工作,由监事会行使监督权力。
第三条 会计档案的组成:
(一)会计凭证,包括原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证;
(二)会计帐簿,包括总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片及其他辅助性帐簿;
(三)会计报表,包括年度决算表、月报表和半年报表以及报表附表、附注和会计情况说明书;
(四)会计预算执行表、成本控制表;
(五)会计事务所出具的审计报告、对银行会计报表、对税务报表及税务资料;
(六)其他会计资料:银行对帐单、发票或收据存根联、各种经济合同。
第四条 本会财务专员负责本会的会计资料收集、记账联络工作,本会委托代理记账公司负责会计资料整理、装订、记账等会计管理工作。
第五条 会计档案由形成档案的各部门和人员按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册,对同一年度的会计档案先按会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料进行归类,对每一类中的会计档案再根据不同保管年限和档案形成时间顺序分别进行整理、立卷、装订成册。
第六条 会计凭证的整理
(一)每月中旬之前应将上月的各种会计凭证分类按编号顺序分本进行装订成册。
(二)每本凭证要求折叠整齐,凭证编号连续,附件齐全,每本凭证订牢不松。
(三)每本凭证应加制封面、封底,凭证封面和每册凭证背脊对各栏内容填写齐全,盖章清晰。
第七条 会计帐簿的整理
(一)帐簿装订要求订牢不松,不缺不漏,帐页多的科目应单独分册装订,帐页少的科目可与其他科目帐页合并装订,多科目帐页合并装订时,同一科目的帐页应集中在一本帐册内,不能将其分散装订在多本帐册中。
(二)电脑帐应在每个会计年度终了2个月后分类打印装订成册,并加盖名章。
第八条 其它会计资料的整理
平时应做好其他会计资料的收集、积累和保管工作,根据其他会计资料的不同类型,分别按照上述会计凭证、帐簿、报表的装订要求进行整理、装订,并及时归档。
第九条 当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可由本会会计管理机构临时保管一年,再移交本会档案室保管,出纳人员不得兼管会计档案。
第十条 本会会计管理机构在办理会计档案移交时,应当编制会计档案移交清册,并按照档案管理的有关规定办理移交手续。
第十一条 纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。本会档案管理人员接收电子会计档案时,应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性安全性进行检测,符合要求的才能接收。
第十二条 本会会计档案一般不得外借,确因工作需要且根据国家有关规定必须供出的,应当严格按照规定办理相关手续。会计档案借用单位应当妥善保额和利用供稿的会计档案,确保借入会计档案的安全完整,并在规定时间内归还。
第十三条 会订档案保存要求
(一)防止档案的损坏,延长档案使用寿命,维护档案安全。
(二)做好档案的防火、防盗、防水渍、防潮、防虫驻、防尘、防鼠害、防高温、防强光等。
第十四条 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保额期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
第十五条 本会应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定,并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定,仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限;对保管期满,确无保存价值的会计档案,可以销毁。
第十六条 经鉴定可以销毁的会计档案,应当按照以下程序销毁:
(一)本会档案管理机构编制会计档案销毁,列明拟销毁会计档案的名称、案号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
(二)本会理事长、档案管理机构负责人、会计管理机构负责人、会计人员在会计档案销毁清册上签名或盖章。
(三)本会档案管理人员负责组织会计档案销毁工作,并与会计管理机构共同监销。监销人在会计档案销毁前,应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对;在会计档案销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
(四)电子档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由本会档案管理人员、会计管理机构和信息系统管理机构共同监销。